Hizmet ve Fazla Çalışmanın Tespitinde Takograf Kayıtları ve SGK Uygulaması

Takograf karayolu taşımacılığı yapan araçlarda;

• aracın hızını
• sürüş süresini (çalışma süresini)
• sürücünün dinlenme süresini
• aracın rölantide çalışma süresini
• yapılan kilometreyi
• yapılan ihlalleri

sürücünün kimlik bilgileriyle birlikte istenildiğinde rapor veya çıktı olarak verebilen bir cihazdır. Ana kullanım amacı hatalı kullanımların önüne geçerek trafikte can ve mal güvenliğini sağlamak olan takograf cihazı aracın seyir bilgileri için adeta bir kara kutu işlevi görmektedir. Bununla birlikte tuttuğu veriler sayesinde eşsiz bir özel mesai takip çizelgesidir. Dolayısıyla hizmet tespiti veya fazla çalışma iddialarında delil niteliği taşımaktadır.

Temel olarak iki çeşit takograf vardır: Analog ve Dijital.

2020 yılında dijital diğer adıyla sayısal takografa geçiş zorunlu hale getirilmiş olup, 01/10/2021 tarihi itibarıyla geçiş süreci tamamlanmıştır. Bu tarihten itibaren araç sahipleri artık sadece dijital takograf kullanabilmektedir. Analog takografta kayıtlar bir kağıt tabaka üzerine işlenmekteyken dijital takografta kat edilen mesafe, hız, çalışma ve dinlenme süreleri, araç aktiviteleri, sürücülere dair detay bilgiler ve hata kayıtları hem çıktı alınabilmekte hem de elektronik ortamda depolanabilmektedir. Ayrıca sayısal takografla beraber verilerin tahrif edilmesi ve cihaza müdahale edilmesi de oldukça zorlaşmıştır.

Sayısal/Dijital Takografın Ülkemizdeki Tarihçesi*

• 2010: Yurt dışına çalışan araçlarla ilgili ilk düzenleme yapıldı Uluslararası Araçlarda Kullanılan Takograf Cihazları Hakkındaki Yönetmelik (Tip Onaylı Takograf Cihazları Tanımlandı)
• 2012: Yurt içi çalışan araçların Sayısal Takografa Geçişi. Montajcılar ve Muayenesinin yapılması için çalışacak servisler tanımlandı. Takograf Cihazları Muayene ve Damgalama Yönetmeliği ve Takograf Cihazları Servis Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
• 2014: Yeni Tescil Araçlara Sayısal Takograf Zorunluluğu Getirildi.
• 2016: 1996 model ve sonrası araçların Sayısal Takografa geçişi yıllara göre kademeli olarak başladı.

Takografın Kaynağı: AETR

Karayoluyla uluslararası yolcu ve yük taşımacılığının geliştirilmesi ve iyileştirilmesini teşvik etmek isteği ile, Karayolu trafiğinin güvenliğini artırma ihtiyacına kani olarak, uluslararası karayolu taşımacılığı alanındaki bazı çalışma koşullarına, Uluslararası Çalışma Örgütü (ILO) ilkeleriyle uyumlu düzenlemeler getirmek ve bu düzenlemelere uyulmasını temin etmek üzere bazı önlemleri birlikte almak amacı ile*, ülkemiz 1999 yılında AETR Sözleşmesine (Uluslararası Karayolu Taşımacılığında Çalışan Personelin Çalışma Koşullarına Dair Avrupa Sözleşmesi) katılmıştır. İşte bu sözleşme ile akit taraflar, kendi ülkelerindeki kayıtlı taşıtlara bir kontrol aygıtının takılması ve kullanılmasını öngörmektedir.

Emsal Yargıtay Kararları Eşliğinde Takograf Kaydının Önemi

Sigortasız çalışan dönemler, ücret alacakları, fazla mesai, hafta tatillerinde ve genel tatillerde çalışma olup olmadığı, hizmet süresi gibi işçi ve işveren uyuşmazlıklarında takograf kayıtları delil niteliği taşımaktadır.

Yerleşik Yargıtay uygulamasına göre takograf, yazılı belge ve kayıt sayılmakta ve varlığı halinde tanık beyanlarından önde tutulmaktadır. Hatta fazla çalışma uyuşmazlıklarında takograf kayıtlarının mevcut olduğu dönemler için takografın kaydi bir belge niteliği taşıması nedeniyle takdiri indirim uygulanmamakta olup, tespit edilen sürelerin tamamı hesaba katılmaktadır.

Eğer bir uyuşmazlıkta takograf kaydı mevcut ise birebir itibar edilmesi gerekmektedir.

Takograf kaydının bulunduğu dönem için bu kayıtlar dikkate alınırken bu kayıtların olmadığı dönemler için tanık beyanları esas alınmaktadır.

Yurtiçi şoförlerine dair çalışma olgusu tanıklar dahil her türlü delille ortaya konabilirken yurt dışına sefer yapan tır şoförlerinin salt tanık deliline dayanması çoğu zaman mümkün değildir. Dolayısıyla bu sürücüler için takograf kayıtları daha fazla önem arz etmektedir.

Dijital Takografa Dair İşlerin Yürütümü Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) Tarafından Sağlanmakta

Günümüzde sayısal takograf kartlarına ilişkin başvuruların alınması, değerlendirilmesi, sayısal takograf kartlarının sertifikalandırılması, kişiselleştirilmesi, sahiplerine dağıtılması, ülkemizde üretilecek sayısal takograf cihazları ve hareket sensörleri için sertifikasyon hizmeti verilmesi, sayısal takograf kartlarında ve sayısal takograf cihazlarında kayıtlı verilerin toplanması ve saklanması ile bu verilerin analizine yönelik yazılım geliştirme sürecindeki iş ve işlemler TOBB-Sayısal Takograf Araştırma ve Uygulama Merkezi (STAUM) tarafından gerçekleştirilmektedir. (Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı-2022/11 sayılı Genelge)

Sürücü Kartı

• 5 yıl geçerliliği vardır.
• Ortalama 28 günlük faaliyet (sürüş ve dinlenme) verilerini hafızasında tutar.
• Olaylar ve hatalar verileri silinemez.
• 25 günde bir sürücü kartı verilerinin yedeklenmesi gerekir.

Şirket Kartı

• Takograf cihazına ilk takıldığında şirket kilidi aktif hale getirilir. Araç satıldığında kartın takılıp şirket kilidinin çözülmesi gerekir.
• Şirket kartı takılıp takograf verilerinin yedeklenmesi gerekir. Sayısal takograf araç verileri en geç 3 ayda bir indirilmeli ve takip eden ay kart verme otoritesine (TOBB) gönderilmelidir. (Aksi takdirde Karayolu Taşıma Yönetmeliği’nin 40. Maddesinin 31. Fıkrası gereğince 2 uyarma cezası uygulanır)
• Bu verilerin takograf.tobb.org.tr üzerinden TOBB sistemlerine aktarılması gerekmektedir.

Takograf Kayıtlarının Saklama Süresi

Takograf kayıtlarının saklama süresi bakımından mevzuatta çelişkili süreler bulunmaktadır. Şöyle ki;

• Karayolları Trafik Yönetmeliğine göre;  Araçlara ait takoğraf kayıtları, kayıt tarihinden itibaren 1 ay süreyle araçlarda, 5 yıl süreyle de işyerlerinde, işyeri yoksa araçlarında muhafaza etmeleri veya ettirmeleri gerekmektedir. (Madde 98/B-a2)
• Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı 2022/11 sayılı Sayısal Takograf Genelgesine göre; Sayısal takograf sürücü kartı sahipleri, sayısal takograf sürücü kartlarında kaydedilen verileri en çok 25 günde bir defa TOBB’a gönderir. Yetki belgesi sahipleri, sürücülere ait verilerin aktarılmasından sürücüleriyle birlikte sorumludur. TOBB tarafından, söz konusu verilerden kural ihlaline ilişkin olanlar süresiz, diğer veriler ise en az 2 yıl süreyle korunur. (4. Başlık)
• TOBB-Sayısal Takograf Araştırma ve Uygulama Merkezi (STAUM)’a göre; Şirketler hem sürücü kartlarının bilgilerini hemde araçtaki takograf cihazlarının bilgilerini en az bir yıl saklamak zorundadır. Dolayısıyla düzenli olarak bilgileri kartlardan ve cihazlardan kopyalamalıdırlar. (SSS)
• AETR Konvansiyonuna göre ; İşletmeci kayıt kartlarını en son işlemin yapıldığı günden en az 12 ay sonrasına kadar bir süre için düzenli bir şekilde muhafaza altına alır ve kontrol yetkililerinin talebi üzerine ibraz eder. (Madde 10)
• Uluslararası Karayolu Taşımacılığı Yapan Araçlarda Kullanılan Takograf Cihazları Yönetmeliği’ne göre; İşletme, kayıt sayfalarını ve çıktılarını, kronolojik sırada ve okunaklı bir şekilde, kullanımından itibaren en az bir yıl süre ile muhafaza eder ve istenmesi durumunda ilgili sürücüye kopyalarını verir. Yetkili denetim elemanları tarafından istenmesi halinde kayıt sayfaları, çıktılar ve indirilen bilgiler gösterilir veya verilir.

Buradaki en eski tarihli (1997) ve en uzun saklama süresini (5 yıl) öngören mevzuat Karayolları Trafik Yönetmeliğidir. Görüleceği üzere son dönemde yayımlanan mevzuat AB mevzuatını dikkate alarak saklama süresini genellikle 1 yıl olarak belirlemiştir. Ancak başta yargı makamları olmak üzere ilgili makamlar KTY’nin ilgili hükümlerinin halen geçerli olması nedeniyle işverenleri bu süre boyunca (5 yıl) mesul görmektedir.

Takograf Kayıtlarının Saklanma Süresi Hususunda SGK Uygulaması

Bilindiği üzere 5510 sayılı Kanunun 86 ncı maddesinin ikinci fıkrasına göre işveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.

Peki takograf kayıtları işyeri kaydı sayılabilir mi ? Daha önce belirttiğimiz üzere takograf kayıtları şoför için eşsiz bir mesai takip çizelgesi görevini görmekte ve iş hukuku doğrultusunda birçok uyuşmazlık için kanıtlayıcı belge olarak değerlendirilmektedir. Takograf kayıtları yukarıda yer verilen mevzuat doğrultusunda farklı süreler dahi belirtilse saklamanın zorunlu tutulduğu, dijital cihazlar sayesinde belli bir biçimde ve standartlar dahilinde elde edilen veriler bütünüdür.

Takograf kayıtları SGK’nın denetim esnasında işverenlerden en çok talep ettiği belgelerden biri olan ve saklama süresinin 10 yıl olarak belirlendiği ücret bordrolarından delil olarak daha önemli görülen ve varlığı halinde ücret bordrolarının aksine işlem tesis edilen bir işyeri kaydıdır.

Yargıtay kararlarında da bu kayıtların yazılı delil niteliğinde bir işyeri kaydı olduğu belirtilmektedir.

İşyeri kayıt ve belgelerinin farklı kanun veya mevzuatta 10 yıldan az bir süreye tâbi tutulması SGK’nın belge isteme süresini kısıtlamamaktadır. Örneğin Vergi Usul Kanunu (VUK) hükümleri uyarınca mükellefler fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile düzenlenme tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmekteyken, muhtemel bir SGK incelemesinde bu evrakların işyeri kaydı ve belgeleri sayılması nedeniyle saklama süresi 10 yıl olarak uygulanmakta, makbuz ve faturaların ibraz edilmemesi nedeniyle idari para cezası yaptırımı uygulanmaktadır.

Bütün bu açıklamalar doğrultusunda en azsayılan belgeler kadar çalışma olgusuna ve sosyal güvenlik hakkına dair delil oluşturan ve kendi mevzuatına göre saklama yükümlülüğü bulunan takograf kayıtları işyeri kaydı niteliğinde olup, 5510 sayılı Kanuna göre on yıl saklama süresine tâbidir.

SGK’nın İşvereni Sorumlu Tuttuğu Süre Mahkemelerden Fazladır.

Mahkemeler işvereni bu belgelerden 5 yıl boyunca sorumlu tutmakta iken bu süre zarfındaki belgelerin ibraz edilmemesi halinde herhangi bir yaptırım öngörmemekte ve eldeki mevcut verilerle karara varmaktadır. SGK ise belgelerin saklanma süresini 10 yıl olarak kabul etmekte, belgelerin denetim elemanına ibraz edilmemesi veya eksik ibraz edilmesi halinde eldeki mevcut verilerle işlem yapmakta ve ek olarak işverene defter tutma yükümlüğüne göre 12 asgari ücret tutarına kadar varan idari para cezası yaptırımı uygulamaktadır.

Takograf Kayıtlarının SGK Tarafından İncelenmesi

Bir şikayet veya ihbar sonucu kamyon,tır veya otobüs şoförüne dair sigortasız çalıştırma veya prime esas kazancın eksik bildirildiği yönünde (hafta tatili, ulusal tatilde vb çalışma iddiasıyla) yapılan inceleme nedeniyle Sosyal Güvenlik Denetmeni tarafından şikayete konu işyerinin defter ve kayıtları incelenecektir. Daha önce bahsettiğimiz üzere SGK 10 yıllık kayıt incelemesi yapabilmektedir. Uygulamada şikayetçi şoför firmada bulunması gereken takograf kayıtlarını kendisi Kuruma şikayet esnasında sunabilmektedir. Oysaki bu kayıtlar sürücünün Kuruma başvurusundan sonra işverenden talep edilmelidir. Fakat ilgililer yükümlülüklerinin tam olarak farkında olmadığından veya yerine getirmediğinden takograf çıktıları firmalar takip etmediği için şoförlerde kalabilmekte veya şoförler ileride uyuşmazlıklarda ellerinde delil olarak saklamak istediği için bu çıktıları firmalara vermemektedir. Bu nedenle işverenlerin bu konuda titizlik göstermesi yararlarına olacaktır.

Neticede şikayetçi tarafından orjinal cihaz çıktılarının/raporlarının Denetmene verilmesi durumunda bunlar dikkate alınacak ve her halükarda işverenden şikayetçiye dair takograf kayıtları talep edilecektir. Burada önemli olan nokta işverenin bu kayıtları sadece PDF, Word,Excel,XML formatında veya kağıt ortamında çıktı halinde sunması yeterli görülmemelidir. Çünkü bu halde sunulan verilerin tahrif edilme tehlikesi bulunmaktadır. Bu verilerle birlikte “.ddd” uzantılı dijital takograf dosyaları da elektronik ortamda talep edilmeli, gerekli görüldüğü takdirde bir takograf veri analiz programı/mobil uygulaması vasıtasıyla bu veriler teyit edilebilmelidir.

İnceleme neticesinde kayıtlarda şikayetçiye dair çalışma süreleri bulunması durumunda bu sürelere istinaden hizmet ve prime esas kazanç tespiti yapılacak olup takograf kayıtları Yargıtay uygulamasında olduğu gibi delil sayılarak işlem tesis edilecektir. Eksik gün tespit edilen her bir dönem için işverene 5510 sayılı Kanun’un 102 nci maddesinin birinci fıkrasının (m) bendinin (4) numaralı alt bendine ve defter türüne göre bir asgari ücret tutarına kadar, sadece fazla çalışmaya dayalı ücret ve dolayısıyla prime esas kazanç kaybı tespit edilirse aylık asgari ücretin onda birinden az, iki katından fazla olmamak üzere tespit edilen prime esas kazanç tutarında idari para cezası uygulanacaktır. Kişinin işe başlangıç tarihi ile takograf kayıtlarındaki ilk çalışma süresinin uyuşmaması yani sigortasız çalışması tespit edilirse bunlara ilaveten iki asgari ücret tutarında idari para cezası önerilecektir.

Hasan Bilecen

Denetmen, Sosyal Güvenlik Kurumu