Eksik gün nedir? Ay/dönem içinde bazı günlerde çalışmamış ve çalışmadığı günler için ücret almamış sigortalıların prim ödeme gün sayılarının ay içindeki toplam günden düşülmek suretiyle hesaplanarak yapılan bildirim işlemidir. “Eksik gün nedeni” sadece belirlenen tarih aralığındaki gün sayısı ile çalışılan gün sayısı arasında eksik varsa kullanılır.
İşverenler tarafından çeşitli sebeplerle daha önce süresinde veya süresi dışında belirtilmiş olan eksik gün nedenlerinin değiştirilmesinin istenilmesi halinde; önceden bildirilmiş olan eksik gün nedeninin, yanlış olduğunun Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından somut ve açık bir şekilde anlaşılması halinde, işverenin talebine gerek kalmaksızın ve herhangi bir süre sınırlaması gözetmeksizin eksik gün bildirim kodu değiştirilecektir.
11 sigortalı çalıştıran Ada İnşaat Tic. A.Ş. unvanlı işyeri işvereni tarafından 2023 yılı Ekim ayı muhtasar prim hizmet beyannamesinin verilmesi gereken süre içinde ilgili dönemde çalışan bir sigortalıya ilişkin iş göremezlik raporu alınmıştır. Söz konusu döneme ilişkin eksik gün kodu ise sisteme 07-Puantaj olarak girilmiştir. Ünite tarafından yapılan kontrolde söz konusu husus 2023 yılı Ekim ayı içinde tespit edilmiş olup işverene herhangi bir tebligat çekilmeksizin, muhtasar prim hizmet beyannamesinin verildiği ünite tarafından gerekli düzeltme işlemi yapılacaktır.
Geriye Yönelik Eksik Gün Nedeni Değişikliği Nasıl Yapılır ?
Geriye yönelik eksik gün nedeni değişiklikleri işveren tarafından sadece dilekçe ile yapılabilmektedir. İşverenlerin geçmişe dönük eksik gün nedeni düzeltme başvurularında şu iki önemli kolaylık sağlanmaktadır:
- İşverene bu geçmişe dönük düzeltme işlemi için idari para cezası kesilmez.
- Talep, süresi içerisinde bildirilirse kurum içi bir denetime veya incelemeye gönderilmeden doğrudan işleme alınır.
İşveren tarafından Kuruma bildirimi yapılan eksik gün kodunun değiştirilmesinin istenildiği ancak eksik gün nedeninin, yanlış olduğunun Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından somut ve açık bir şekilde anlaşılmadığı durumlarda ise; gün sayısında değişiklik olmamak kaydıyla eksik gün nedeninin, bildirildiği aylık prim ve hizmet belgesinin/muhtasar prim hizmet beyannamesinin yasal olarak verilmesi gereken son günü izleyen 6 ay içinde değiştirilmesinin talep edilmesi halinde söz konusu istek kabul edilecektir. Eksik gün nedeninin bildirildiği aylık prim ve hizmet belgesinin/muhtasar prim hizmet beyannamesinin yasal olarak verilmesi gereken son günü izleyen 6 aydan sonra değiştirilmesinin talep edilmesi halinde ise değişiklik talebinin her zaman düzenlenebilir nitelikte olmayan belge ile kanıtlanması istenilecek, kanıtlanamaması halinde ise değişiklik yapılmayacaktır. (2020/20 sayılı Kurum Genelgesi)
3 sigortalı çalıştıran Çelikler Yapı Denetim Tic. Ltd. Şti. unvanlı işyeri işvereni tarafından 2023 yılı Mart ayı muhtasar prim ve hizmet beyannamesi yasal olarak verilmesi gereken son gün olan 26/04/2023 tarihine kadar Kuruma verilmiş ve 3 sigortalı için de eksik gün kodu 06-kısmi istihdam olarak seçilmiştir.
2023 yılı Ağustos ayında söz konusu işveren tarafından ilgili üniteye düzenlemiş olduğu ücretsiz izin belgeleri ile birlikte dilekçe ile yapılan başvuruda 2023 yılı Mart ayı muhtasar prim hizmet beyannamesinde belirtilen kısmi istihdam kaydının geçerli sayılmaması ve eksik gün kodunun 21-Diğer Ücretsiz izin kodu olarak güncellenmesinin istenilmesi halinde daha önce kısmi istihdam kodu ile bildirilen sigortalıların gün sayılarında değişiklik olmamak kaydıyla eksik gün değişiklik talebi kabul edilecektir.
Söz konusu işveren tarafından 2023 yılı Ekim ayında ilgili üniteye dilekçe ile yapılan başvuruda 2023 yılı Mart ayı muhtasar prim hizmet beyannamesinde belirtilen 06-kısmi istihdam kaydının geçerli sayılmaması ve eksik gün kodunun 21-Diğer Ücretsiz izin kodu olarak güncellenmesinin istenilmesi halinde ise değişiklik talebinin her zaman düzenlenebilir nitelikte olmayan belge ile kanıtlanması istenilecek, kanıtlanamaması halinde ise değişiklik yapılmayacaktır.
Eksik Gün Belgelerinin Saklanması
5510 sayılı Kanunun 86 ncı maddesinin ikinci fıkrasında; “ İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.” hükmü yer almaktadır.
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 107 nci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde ise işverenler, işyeri sahipleri ve alt işverenlerin işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, istenilmesi hâlinde, Kurumun denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurlarına göstermek üzere, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 10 yıl süreyle, Kamu idarelerinin 30 yıl süreyle, tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorunda oldukları belirtilmiştir.
Söz konusu düzenlemeler doğrultusunda özel sektör işverenleri tarafından çalıştırılan sigortalıların eksik çalışmalarına ilişkin belgeler ve eksik gün bildirim formları, kesinleşmemiş dava ve ihtilaf konusu olan haller hariç olmak ve gerekli kontrollerin de yapılmış olması kaydıyla, ait olduğu ay/dönemleri takip eden ayın sonundan başlanılarak 10 yıl, kamu idareleri tarafından 30 yıl, tasfiye ve iflas idaresi memurları tarafından ise görevleri süresince saklanacaklardır.
