Defter Beyan Sistemindeki Defterin SGK’ya İbrazı

486 Sıra Numaralı VUK Genel Tebliği ile uygulama alanı bulan Defter beyan sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tanımlamasıyla serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulmasına, bu kayıtlardan serbest meslek erbabı ile işletme hesabı esasına göre defter tutanların defterlerinin elektronik olarak oluşturulmasına, saklanmasına ve ibrazına, vergi beyannameleri, bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı’nın elektronik beyan ve bildirim sistemleri aracılığıyla elektronik olarak verilebilmesine, elektronik ortamda belge düzenlenebilmesine imkan tanıyan ve kapsamda yer alan mükelleflerin Başkanlık veri tabanında yer alan diğer bilgilerini mükelleflerin bilgisine sunan sistemdir.

Defter-Beyan Sistemi üzerinde işletme defteri, çiftçi işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri, amortisman defteri, envanter defteri, damga vergisi defteri, ambar defteri ve bitim işleri defteri  tutulabilmektedir. Dolayısıyla

• Serbest Meslek Kazancı Elde Eden Mükellefler
• Basit Usule Tabi Mükellefler
• İşletme Hesabı Esasına Göre Defter Tutan Mükellefler

sistem kapsamındadır.

SGK İncelemesi Nedeniyle Talep Edilen Defterin İbraz Edilme Süreci

Defter-Beyan Sistemi üzerinde tutulan defterlerin SGK tarafından talep edilmesi durumunda bu durumu bildirir yazının tebliğ edildiği tarihi takip eden 15 gün içerisinde defterin usulüne uygun olarak ibraz edilmesi gerekmektedir. İbraz hükümleri 486 Sıra Numaralı VUK Genel Tebliğinde şöyle belirtilmiştir:

Sistemde elektronik ortamda tutulan kayıtlar ile defterler, talep eden yetkili makamlara talep ettikleri şekliyle ibraz edilmesi amacıyla, (…) sistemden elektronik defter dosyası olarak indirilebilecek ya da bağlı olunan vergi dairesinden onaylı kağıt ortamdaki hali talep edilebilecektir. (…) Sistem üzerinden tutulan defter ve kayıtların muhafaza yükümlülüğü Başkanlığa, yetkili makamlara ibraz yükümlülüğü ise mükellefe aittir. (…) Yetkili makamlarca talep edilen defterlerin, ikinci fıkrada belirtilen şekilde elektronik ortamda indirilmesi veya kağıt onaylı halinin bağlı olunan vergi dairesinden alınması sonrasında, yetkili makamlara ibraz edilmemesinin hukuki ve cezai sorumluluğu mükellefe aittir. (…) Kendisinden mükellefiyetine ilişkin defter ve kayıtlarının ibrazı talep edilen mükellefler, ibrazı talep eden birimin talep ettiği şekle (elektronik veya kağıt) göre; sistem üzerinden elektronik ortamda indirecekleri elektronik defter ve kayıt dosyalarını elektronik ortamda ibraz edebilecekleri gibi bağlı olunan vergi dairesinden alınan kağıt ortamdaki onaylı halini de ibraz edebilirler. 

486 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ’in 10 ncu maddesi 

Kağıt Ortamına Dökülen Defterin Vergi Dairesinden Onayı Bulunmuyorsa…

Denetim elemanı öncelikle işveren tarafından sistem üzerinden çıktı alınarak kağıt ortamında ibraz edilen defterin vergi dairesinden onayı olup olmadığına bakacaktır.

(…)Defter-Beyan Sistemi kapsamında olan mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların, bu Tebliğde belirlenen usul ve esaslar dışında kâğıt veya elektronik ortamda tuttukları diğer defterlerin hukuki geçerliliği bulunmamaktadır. (…)Sistemden elektronik defter dosyası olarak indirilmeyen ya da bağlı olunan vergi dairesinden onaylı olarak alınmayan defter ve kayıtların hukuki geçerliği bulunmamaktadır.(…)

486 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ’in 9 ve 10 ncu maddesi 

Mevzuat hükümlerinin belirttiği üzere ibraz edilen kağıt ortamındaki defterin/kaydın içeriği doğru olsa dahi vergi dairesinden onayı bulunmuyorsa yok hükmündedir. Dolayısıyla denetmen/müfettiş tarafından işveren adına asgari ücretin yarısı tutarındaki geçersizlik fiilinden kaynaklı idari para cezası değil defter/kayıtlar hiç ibraz edilmemiş gibi 6 asgari ücret (defter tutma zorunluluğu bulunmuyorsa 3 asgari ücret) tutarında idari para cezası önerilecektir.

Kayıtlar Dijital Olarak Gelir İdaresi Başkanlığında Tutulduğuna Göre Yetkili Makamlar Neden Defter ve Kayıtları Doğrudan Vergi Dairesinden Talep Etmiyor ?

Mevzuat hükümlerine göre yetkili makamlar (yazımız özelinde SGK) vergi dairesinden doğrudan defter-beyan sistemi kayıtlarını talep edememektedir. Ancak işverene ulaşılamaması, işverenin defter ve kayıtlarını ibraz etmemesi veya ibraz yazısının tebliğ edilememesi durumunda bu durumu gösterir belge ile birlikte ilgili vergi dairesinden kayıtlar talep edilebilmektedir. Bu hükümle hem yetkili makamlardan gelecek talepler neticesinde vergi dairelerinin iş yükünün artmasının ve bu taleplerin geç yerine getirilme ihtimaline karşı öngörülen idari para cezalarının engellenmesi hem de mükelleflerin yasal sorumluluklarının pratikte devam ettirilmesi amaçlanmıştır.

İlgili makamlar tarafından, defter ve kayıtlarının ibrazı istenilen mükellefe ulaşılamaması ya da ibraz yazısının mükellefe tebliğ edilememesi hallerinde, bu durumu tevsik eden belgelerle birlikte mükellefin bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla Başkanlığa başvurulacaktır. Başkanlık, bu talep üzerine, Sistemde bulunan kayıtları veya bu kayıtları dikkate alarak oluşturacağı elektronik defter dosyasını veya onaylı kağıt ortamdaki halini ilgili makamlara iletir.

486 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ’in 10 ncu maddesi 

10 Gün Önce Başvurma Zorunluluğu Kaldırıldı

Daha önceki uygulamada kayıtlarının ibrazı talep edilen mükellefler ilgili defterin onayının yapılması için, SGK tarafından kendilerine gönderilen ibraz talep yazısının bir örneği ile birlikte ibraz süresinin sonundan en geç 10 gün önce vergi dairesine başvurmak durumundaydı. Ancak 2021 yılında yapılan değişiklik* ile uygulamada birçok probleme yol açan bu düzenleme kaldırılmıştır. İşverenlerin SGK tarafından kendilerine verilen 15 günlük sürenin içerisinde vergi dairesine başvurması ve defter-beyan çıktılarını onaylatması yeterlidir.

*19.10.2021 tarih ve 31633 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan 532 No.lı VUK Genel Tebliği ile Defter Beyan Sistemi hakkında yayınlanan 486 Sıra No.lı VUK Genel Tebliğinde değişiklik yapılmıştır.

Hasan Bilecen